Fonctionnement

Instances de travail de l’ERC EEDD

L’ERC EEDD est un espace régional de concertation dont l’objectif est de faciliter les échanges et la concertation entre ses participants, de favoriser une cohérence entre les stratégies individuelles des structures. (cf Charte).
Il est structuré en différentes instances, dont trois niveaux principaux : l’Espace Participants, le Comité de pilotage et le Comité d’animation.

L’engagement des participants dans l’ERC EEDD est fonction :

  • de la taille et de l’objet de la structure (temps, disponibilité, moyens à consacrer à l’ERC EEDD…) ;
  • du niveau de l’instance à laquelle ils participent (Espace participant / COPIL / Comité d’animation).

L’objectif de l’Espace Participants de l’ERC EEDD est de rassembler largement. C’est un espace de diffusion large d’informations auprès d’une diversité d’acteurs en vue de la diffusion et de la promotion de l’EEDD en IdF.

Rôles et missions des participants de l’ERC EEDD

  • Les participants désignent les membres du comité de pilotage.
  • Les participants entérinent les travaux du comité de pilotage.
  • Chaque nouveau participant peut demander à  présenter au Comité de pilotage de l’ERC EEDD sa structure et ses actions.
  • Il est invité à la rencontre annuelle des participants et aux journées d’information.

Diffusion et partage des informations sur l’EEDD en IdF

  • Tout participant est destinataire d’informations (sens descendant), relaye les informations de l’ERC EEDD à ses réseaux et publics, peut diffuser de l’information (sens ascendant) par le site internet ou par liste de diffusion en s’adressant aux coordonnateurs de l’ERC EEDD.

Collaboration aux travaux du COPIL

  • Les participants sont destinataires de compte-rendu de COPIL et peuvent transmettre leurs observations aux coordonnateurs de l’ERC EEDD qui en font la synthèse pour présentation au COPIL suivant si besoin.
  • Ses participants peuvent participer ponctuellement à des réunions du COPIL.
  • Ses participants s’engagent à répondre aux sollicitations émises par le COPIL pour participer à  des enquêtes, questionnaires, relevés d’informations… nécessaires à la réalisation du programme d’actions annuel du COPIL.

Comme devenir participant de l’ERC EEDD ?

Tout organisme en accord avec la charte de l’ERC EEDD et la signant s’engage à  participer activement et peut devenir participant à l’ERC EEDD. Il suffit d’en faire la demande aux coordinateurs.

Représentation des participants au Collectif

Les organismes participants de l’ERC EEDD sont représentés par une (ou plusieurs) personne physique pour participer régulièrement aux réunions et aux actions du collectif.

Le comité de pilotage – COPIL

Il est composé de 32 participants actifs (participant régulièrement aux réunions et actions de l’ERC EEDD : 16 représentants du secteur public (collectivités et Etat) et 16 représentants de la société (associations et entreprises).

Cette participation se fait sur la base du volontariat et est annoncée pour un an lors de la rencontre annuelle des participants.

L’absence d’un participant à  trois séances successives du COPIL entraine sauf exception la transformation de son statut de « participant du COPIL » en « participant [simple] de l’ERC EEDD »

Objectifs du COPIL :

  • disposer d’un regard global, d’un recul sur le territoire enrichi des visions individuelles ;
  • identifier les besoins sur le territoire ;
  • favoriser les échanges et la mise en cohérence des stratégies individuelles des acteurs de l’EEDD ;
  • réaliser ou faire réaliser des actions concrètes.

Fonctionnement du COPIL

Le COPIL est composé de quatre sphères :

  • la sphère « associations» (dont réseaux, fédérations et quelques acteurs de terrain)
  • la sphère « entreprises »
  • la sphère « collectivités» (dont agences)
  • la sphère « Etat » (dont établissements publics et agences)
  • Le COPIL définit les règles minimales de composition et représentativité de chaque sphère.

Rôles et missions du COPIL ERC EEDD

  • Il est l’organe opérationnel de l’ERC EEDD.
  • Il fixe les objectifs, oriente et impulse les projets.
  • Il assure une fonction de coordination, d’articulation des projets.
  • Les comptes-rendus des réunions du comité de pilotage sont adressés à tous les participants.
  • Le COPIL établit chaque année (fin année N-1) son programme d’actions annuel. Ce programme est révisable en cours d’année suivant l’évolution des travaux en cours.
  • Le COPIL peut organiser des groupes de travail (GT) pour la réalisation de son programme d’actions annuel.
  • Tout participant du COPIL s’engage à participer activement au programme d’actions annuel et participe à au moins un des GT.

Le comité d’animation

Il est composé de 3 représentants des sphères « associations » et « entreprises » et 3 représentants des sphères « collectivités » et « Etat » dont les 2 coordinateurs de l’ERC EEDD.

Le COPIL fixe la composition du comité d’animation chaque année après appel à volontariat.

Rôles et missions du comité d’animation ERC EEDD

  • Le comité d’animation anime l’ERC EEDD : prépare les réunions, propose les ordres du jour et documents de travail du COPIL.
  • En cas d’absence exceptionnelle d’un participant du COPIL, il recueille ses remarques et éléments de langage en amont de la réunion de COPIL.
  • En lien avec les coordinateurs de l’ERC EEDD, il prépare et propose les comptes-rendus aux participants du COPIL.
  • En lien avec les coordinateurs de l’ERC EEDD, il synthétise les retours et propositions des participants du COPIL et les présente au COPIL suivant.
  • Il anime les réunions.
  • Il est force d’idées et de propositions.

Les groupes de travail – GT

A l’initiative du comité de pilotage, ils réunissent les participants de l’ERC EEDD souhaitant se mobiliser autour d’une réflexion, d’un projet ou d’une action.

Chaque GT prépare ses objectifs de travail et les soumets au COPIL, par l’intermédiaire du comité d’animation.

Lors de chaque réunion du COPIL, les GT font une présentation de l’avancée de leurs travaux et soumet à discussion ses éventuelles propositions.

Chaque GT désigne un coordinateur (et non un pilote) qui :

  • Prépare les réunions, propose les ordres du jour et documents de travail du GT ;
  • en cas d’absence exceptionnelle d’un participant du GT, recueille les remarques et éléments de langage ;
  • prépare et propose les comptes-rendus aux participants au GT ;
  • prépare les synthèses des travaux du GT et les propositions à soumettre au COPIL par l’intermédiaire du comité d’animation ;
  • Prépare les documents synthétiques à destination des participants de l’Espace participant de l’ERC EEDD.

Prises de décisions de l’ERC EEDD

l’ERC EEDD fonctionne par consensus et non par vote : question à  poser « Cela fait-il l’objet d’une réserve ? ».

Si un point soumis à discussion suscite la réserve d’un participant, il est remis à discussion jusqu’à  ce que soit trouvée une position satisfaisante pour tous.

Les avis peuvent être demandés par la voie électronique (courriels). Le délai de réponse aux consultations par courriels est de 10 jours.

Coordination de l’ERC EEDD

La coordination de l’ERC EEDD repose sur deux structures désignées parmi les participants des 4 sphères du COPIL une fois par an après appel à volontariat.
Ce co-portage est en pleine cohérence avec la logique de gouvernance au cœur des valeurs de l’ERC EEDD.

Les coordinateurs favorisent la dynamique et la mobilisation des participants de l’ERC EEDD et ont conjointement en charge les relations extérieures :

  • Ils actualisent le site Internet de l’ERC EEDD ;
  • Ils communiquent sur les actions de l’ERC EEDD ;
  • Ils gèrent l’accueil téléphonique et les courriels (réception et rediffusion).

Les coordinateurs peuvent représenter l’ERC EEDD sous mandat express du Comité de pilotage.
Ils s’engagent à  travailler en étroite collaboration.

Les missions de coordination se répartissent ainsi :

Coordinateur référent comité d’animation de l’ERC EEDD

Rôle / Missions

Il coordonne le comité d’animation :

  • Il assure la logistique des réunions du comité d’animation ;
  • Il anime le comité d’animation (réunions hors temps du comité de pilotage, échanges téléphoniques…) ;
  • Il rédige un relevé de décision des réunions du comité d’animation ;
  • Il recueille les attentes et idées des participants du comité de pilotage et des participants du CEEF-ERC ;
  • Il formalise les ODJ des réunions du comité d’animation ;
  • Il coordonne les travaux de préparation des propositions de délibération soumises au comité de pilotage, des supports d’aide à  la décision, des supports d’animations élaborés par les membres du comité d’animation.

Durée de la mission : année civile mais assure le passage de relais en fin et début d’année suivante

Coordinateur référent comité de pilotage de l’ERC EEDD

Rôle / Missions

  • Il gère la logistique de chaque réunion de l’ERC EEDD (CP, rencontre annuelle, journée d’information) : dates, salles, lieux, relance des participants ;
  • Il gère le site Internet, ses bases de données et les listes de diffusion ;
  • Il coordonne la rédaction des comptes-rendus et/ou relevés de décisions ;
  • Il diffuse les comptes-rendus et les invitations ;
  • Il formalise les ODJ des réunions du comité de pilotage ;
  • Il participe au comité d’animation.

Durée de la mission : année civile mais assure le passage de relais en fin et début d’année suivante

Ces modalités de fonctionnement ont été révisées lors de la rencontre annuelle des participants du 18/12/2013.