Liste des instances

Instances de travail du CEEF-ERC

Le CEEF-ERC est un espace régional de concertation dont l’objectif est de faciliter les échanges et la concertation entre ses participants, de favoriser une cohérence entre les stratégies individuelles des structures. (cf Charte)
Il est structuré en différentes instances, dont trois niveaux principaux : l’Espace Participants, le Comité de pilotage et le Comité d’animation.
L’engagement des participants dans le CEEF-ERC est fonction :

  • de la taille et de l’objet de la structure (temps, disponibilité, moyens à consacrer au CEEF-ERC…) ;
  • du niveau de l’instance à laquelle ils participent (Espace participant / COPIL / Comité d’animation).

Les participants du CEEF-ERC

L’objectif de l’Espace Participants du CEEF-ERC est de rassembler largement – espace de diffusion large d’informations auprès d’une diversité d’acteurs en vue de la diffusion et de la promotion de l’EEDD en IdF.

Rôles et missions des participants du CEEF-ERC

  • Les participants désignent les membres du comité de pilotage.
  • Les participants entérinent les travaux du comité de pilotage.
  • Chaque nouveau participant peut demander à présenter au Comité de pilotage du CEEF-ERC sa structure et ses actions.
  • Il est invité à la rencontre annuelle des participants et aux journées d’information.

Diffusion et partage des informations sur l’EEDD en IdF

  • Tout participant est destinataire d’informations (sens descendant), relaye les informations du CEEF-ERC à ses réseaux et publics, peut diffuser de l’information (sens ascendant) par le site internet ou par liste de diffusion en s’adressant aux coordonnateurs du CEEF.

Collaboration aux travaux du COPIL

  • Les participants sont destinataires de compte-rendus de COPIL et peuvent transmettre leurs observations aux coordonnateurs du CEEF-ERC qui en font la synthèse pour présentation au COPIL suivant si besoin.
  • Ses participants peuvent participer ponctuellement à des réunions du COPIL.
  • Ses participants s’engagent à répondre aux sollicitations émises par le COPIL pour participer à des enquêtes, questionnaires, relevés d’informations… nécessaires à la réalisation du programme d’actions annuel du COPIL.

Comme devenir participant au CEEF-ERC ?

Tout organisme en accord avec la charte du CEEF-ERC et la signant et s’engageant à participer activement peut devenir partipant au CEEF-ERC.
Il suffit d’en faire la demande aux coordinateurs.

Représentation des participants au Collectif

Les organismes participants du CEEF-ERC sont représentés par une (ou plusieurs) personne physique pour participer régulièrement aux réunions et aux actions du collectif.

Le comit̩ de pilotage РCOPIL

Il est composé de 32 participants actifs (participant régulièrement aux réunions et actions du CEEF-ERC : 16 représentants du secteur public (collectivités et Etat) et 16 représentants de la société (associations et entreprises).

Cette participation se fait sur la base du volontariat et est annoncée lors de la rencontre annuelle des participants pour un an.
L’absence d’un participant à trois séances successives du COPIL entraine sauf exception la transformation de son statut de « participant du COPIL » en « participant [simple] du CEEF-ERC« 

Objectifs du COPIL Instance de concertation en vue de :

  • disposer d’un regard global, d’un recul sur le territoire enrichi des visions individuelles ;
  •  identifier les besoins sur le territoire ;
  • favoriser les échanges et la mise en cohérence des stratégies individuelles des acteurs de l’EEDD ;
  • réaliser ou faire réaliser des actions concrètes.

Fonctionnement du COPIL

Le COPIL est composé de quatre sphères. • Sphère « associations » (dont réseaux, fédérations et quelques acteurs de terrain) • Sphère « entreprises » • Sphère « collectivités » (dont agences) • Sphère « Etat » (dont établissements publics et agences)

  • Le COPIL définit les règles minimales de composition et représentativité de chaque sphère.

Rôles et missions du COPIL CEEF-ERC

  • Il est l’organe opérationnel du CEEF-ERC.
  • Il fixe les objectifs, oriente et impulse les projets.
  • Il assure une fonction de coordination, d’articulation des projets.
  • Les comptes-rendus des réunions du comité de pilotage sont adressés à tous les participants.
  • Le COPIL établit chaque année (fin année N-1) son programme d’actions annuel. Ce programme est révisable en cours d’année suivant l’évolution des travaux en cours.
  • Le COPIL peut organiser des groupes de travail (GT) pour la réalisation de son programme d’actions annuel.
  • Tout participant du COPIL s’engage à participer activement au programme d’actions annuel et participe à au moins un des GT.

Le comité d’animation

Il est composé de 3 représentants des sphères « associations » et « entreprises » et 3 représentants des sphères « collectivités » et « Etat » dont les 2 coordinnateurs du CEEF-ERC.

Le COPIL fixe la composition du comité d’animation chaque année après appel à volontariat.

Rôles et missions du comité d’animation CEEF-ERC

  • Le comité d’animation anime le CEEF-ERC : prépare les réunions, propose les ordres du jour et documents de travail du COPIL.
  • En cas d’absence exceptionnelle d’un participant du COPIL, il recueille ses remarques et éléments de langage en amont de la réunion de COPIL.
  • En lien avec les coordinateurs du CEEF-ERC, il prépare et propose les compte-rendus aux participants du COPIL.
  • En lien avec les coordinateurs du CEEF-ERC, il synthétise les retours et propositions des participants du COPIL et les présente au COPIL suivant.
  • Il anime les réunions
  • Il est force d’idées et de propositions

Télécharger la liste des participants, du comité de pilotage et du comité d’animation

Les groupes de travail – GT

A l’initiative du comité de pilotage, ils réunissent les participants du CEEF-ERC souhaitant se mobiliser autour d’une réflexion, d’un projet ou d’une action.

Chaque GT prépare ses objectifs de travail et les soumets au COPIL, par l’intermédiaire du comité d’animation .
Lors de chaque réunion du COPIL, les GT font une présentation de l’avancée de leurs travaux et soumet à discussion ses éventuelles propositions.
Chaque GT désigne un coordinateur (et non un pilote) qui :

  • prépare les réunions, propose les ordres du jour et documents de travail du GT
  • en cas d’absence exceptionnelle d’un participant du GT, recueille les remarques et éléments de langage
  • prépare et propose les compte-rendus aux participants au GT
  • prépare les synthèses des travaux du GT et les propositions à soumettre au COPIL par l’intermédiaire du comité d’animation.
  • prépare les documents synthétiques à destination des participants de l’Espace participant du CEEF-ERC

Prises de décisions du CEEF-ERC

Le CEEF-ERC fonctionne par consensus et non par vote : question à poser « Cela fait-il l’objet d’une réserve ? ».
Si un point soumis à discussion suscite la réserve d’un participant, il est remis à discussion jusqu’à ce que soit trouvée une position satisfaisante pour tous.
Les avis peuvent être demandés par la voie électronique (courriels). Le délai de réponse aux consultations par courriels est de 10 jours.

Coordination du CEEF-ERC

La coordination du CEEF-ERC repose sur deux structures désignées parmi les participants des 4 sphères du COPIL une fois par an après appel à volontariat.
Ce co-portage est en pleine cohérence avec la logique de gouvernance au coeur des valeurs du CEEF-ERC.

Les coordinateurs favorisent la dynamique et la mobilisation des participants du CEEF-ERC et ont conjointement en charge les relations extérieures :

  • Ils actualisent le site Internet du CEEF-ERC
  • Ils communiquent sur les actions du CEEF-ERC
  • Ils gèrent l’accueil téléphonique et les courriels (réception et rediffusion)

Les coordinateurs peuvent représenter le CEEF-ERC sous mandat express du Comité de pilotage.
Ils s’engagent à travailler en étroite collaboration.

Les missions de coordination se répartissent ainsi :

Coordinateur référent comité d’animation du CEEF-ERC

Rôle / Missions
Il coordonne le comité d’animation :

  • Il assure la logistique des réunions du comité d’animation
  • Il anime le comité d’animation (réunions hors temps du comité de pilotage, échanges téléphoniques…)
  • Il rédige un relevé de décision des réunions du comité d’animation
  • Il recueille les attentes et idées des participants du comité de pilotage et des participants du CEEF-ERC
  • Il formalise les ODJ des réunions du comité d’animation
  • Il coordonne les travaux de préparation des propositions de délibération soumises au comité de pilotage, des supports d’aide à la décision, des supports d’animations élaborés par les membres du comité d’animation

Durée de la mission : année civile mais assure le passage de relais en fin et début d’année suivante

Les coordinateurs du CEEF-ERC

Coordinateur référent comité de pilotage du CEEF-ERC

Rôle / Missions

  • Il gère la logistique de chaque réunion du CEEF-ERC (CP, rencontre annuelle, journées d’information) : dates, salles, lieux, relance des participants
  • Il gère le site Internet, ses bases de données et les listes de diffusion
  • Il coordonne la rédaction des comptes-rendus et/ou relevés de décisions
  • Il diffuse les comptes-rendus et les invitations
  • Il formalise les ODJ des réunions du comité de pilotage
  • Il participe au comité d’animation

Durée de la mission : année civile mais assure le passage de relais en fin et début d’année suivante

Les coordinateurs du CEEF-ERC

Ces modalités de fonctionnement ont été révisées lors de la rencontre annuelle des participants du 18/12/2013.